Нередко дни отъезда в командировку выпадают на субботу либо воскресенье. Ну и возвращение из служебной поездки может выпасть на выходной день. Как оплачивать и учитывать эти затраты?
По общему правилу за дни пребывания в командировке положен средний заработок. Но случай с выходными особенный. В таком случае нужно руководствоваться статьей 153 ТК РФ – оплачивать работу в выходные дни надо минимум в двойном размере. Это следует из п.5 Положения о командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Эти выплаты в целях налогообложения прибыли можно списать как расходы на оплату труда. Рассмотрим, как списать другие командировочные расходы.
Средний заработок нужно будет выплачивать не только за все дни командировки, но и за дни, когда человек находится в дороге либо вынужденно задерживается. Чтобы посчитать средний заработок, нужно взять выплаты в пользу сотрудника за 12 месяцев, предшествующих командировке и сложить их. Дальше полученную сумму делят на количество дней в расчетном периоде (это выходит средний дневной заработок). В конце полученную сумму умножают на количество дней командировки.
Напомним, что есть выплаты, которые следует исключать при подсчете среднего заработка. Они перечислены в пункте 3 Положения, утв. распоряжением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В частности, это материальная помощь и др выплаты социального характера. Есть и исключаемые периоды (п. 5 Положения № 922). К примеру, это дни болезни, отпуска, предыдущей командировки и другие промежутки времени, когда за человеком сохранялся средний заработок. Выплаты за исключаемые периоды надо отбросить.
Средний заработок учитывайте как расходы на оплату труда. Соответственно, нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, как с обычной зарплаты.
При командировке надо компенсировать расходы на билеты для проезда и проживание в гостинице. Это все командировочные затраты (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Тут возможно два варианта: Во-первых, выдать сотруднику наличные средства под отчет. Во-вторых, фирма сама может приобрести билеты и оплатить проживание в гостинице.
Порядок, согласно которому компания возмещает затраты на наем жилья в период командировки, нужно определить в локальных нормативных актах. К примеру, эти нормы могут быть отражены в коллективном договоре или же в положении о командировках. При этом во внутренних документах следует прописать не только порядок возмещения расходов, но и требования по документальному подтверждению расходов.
Так, затраты на проживание подтвердить можно только счетами гостиниц, без оформления кассовых чеков. Причем, счет должен полностью отвечать всем требованиям бланка строгой отчетности (Положение, утв. распоряжением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).
Особая ситуация, если в период командировки сотрудник поселился не в гостинице, а у частного лица. В этом случае для подтверждения затрат необходим договор либо акт с наймодателем.
Относительно затрат на проезд, то в их состав входят: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования; комиссии за оформление билетов; затраты на оплату постельных принадлежностей в поездах; стоимость проезда до места отправления в командировку (вокзал, аэропорт и др.) от места возвращения из командировки, если оно находится вне города, где сотрудник работает.
При направлении в загранкомандировку также дополнительно возмещают затраты: на оформление загранпаспорта, визы и др. выездных документов; на оформление обязательной мед.страховки; по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов; по сборам на право въезда либо транзита автомобиля; и других обязательных платежей и сборов.
В случае если до места командировки можно добраться различными видами транспорта, руководство компании имеет право по собственному выбору оплатить работнику один из них. К примеру, чтобы сэкономить, заложить в необходимую сумму аванса проезд лишь на общественном транспорте в месте командировки, а не на такси. Обязанности оплачивать проезд в командировке на каком-то конкретном виде транспорта в законодательстве нет.
Еще один вид командировочных расходов – суточные. Порядок и размер возмещения командировочных затрат, в том числе и суточных, возможно установить самостоятельно. Достаточно закрепить их приказом руководителя или же указать в коллективном (трудовом) договоре. Т.е. списать можно суточные в любом объеме, установленном внутренними документами компании.
При этом не забывайте, что при расчете НДФЛ суточные нужно нормировать. Не облагаются НДФЛ суточные в пределах 700 руб. в сутки при командировке по РФ и 2500 руб. в сутки при загранкомандировке. А для расчета страховых взносов нормировать суточные вовсе не обязательно – они не облагаются взносами вне зависимости размера от суммы.
уточные расходы должны быть подтверждены документами, к примеру командировочным удостоверением. При этом представлять квитанции и чеки, подтверждающие уплату сотрудником денежных средств, не требуется.
Добавить комментарий