Сотрудникам организации или ИП часто требуется выдать подотчет денежные средства на разнообразные цели.
Начиная с 2014 года порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием Банка России №3210-У от 11.03.2014 года. Очень часто даже бухгалтера, знающие новые законодательные нормы совершают определенные ошибки в силу привычки. Существует несколько правил, которые обязательны к соблюдению:
1. Выдача денежных средств под отчет осуществляется с заявления лица, которому денежные средства передаются. Отсутствие такого заявления считается ошибкой, потому как именно согласно заявлению, в котором обязательно должна быть указанна сумма подотчета, выписывается расходный кассовый ордер и выдаются денежные средства.
2. Неизрасходованные отчетные суммы должны быть возвращены в кассу не позднее трех дней с момента выдачи. Кроме того, если денежные суммы потрачены и трата не подтверждена первичными документами, то работник все-равно должен вернуть денежные средства в кассу. При этом работодатель вправе удержать с работника неизрасходованные или документально неподтвержденные денежные суммы в размере не превышающем двадцати процентов от заработной платы сотрудника. (ст. 138 ТК РФ). Однако, если используется авансовый расчет, то возврат денежных средств можно осуществлять не позднее месяца с момента их выдачи.
3. Выдавать денежные средства подотчет можно только тем сотрудникам, которые не имеют задолженности по подотчетным суммам перед организацией. То есть, перед тем, как сотрудник получит дополнительные суммы в подотчет, он обязан отчитаться по заранее выданным у подотчету. Напомним, что вернуть непотраченный подотчет работник обязан в течение 3-х с момента выдачи денег.
4. Авансовый отчет предоставляется по унифицированной форме №АО-1, утвержденной Госкомстатом от 01.08.2001 г. Данная форма перестала быть обязательной с 01.01.2013 года, когда компаниям разрешили использовать собственные формы авансового отчета, главное – соблюдение обязательных реквизитов. Если предприятие использует собственную форму, она должны быть утверждены локальными актами. Отсутствие авансового отчета, его неправильное заполнение или неточное заполнение являются грубейшим нарушением кассовой дисциплины.
5. Максимально разрешенная сумма наличных расчетов по договорам между юридическими лицами составляет 100 тыс. руб. Такое ограничение накладывается и на внесение денежных средств в кассу других предприятий. Однако согласно новому Указанию ограничение на выдачу денежных средств подотчет больше не действует.
6. Грубым нарушением кассовой дисциплины является отсутсвие первичных документов.
7. Для того, чтобы не возникало разногласий при проверке авансового отчета в локальном акте следует утвердить какие именно документы необходимо для подтверждения расходов.
8. Если произошла ситуация, когда работодатель «простил» сотруднику невозвращенный подотчет. В таких случаях, «прощенная» подотчетная суммы является выгодой сотрудника, на которую начисляется НДФЛ.
10. Иностранную валюту в подотчет можно выдавать только в том случае, когда сотрудник направляется в командировку за границу РФ.
Добавить комментарий